Schreiners Büro - Anwenderforum

Hallo alle zusammen,

wir sind seit dem 01.01.2026 neu bei SB.
Im letzten Jahr habe wir unsere E-Rechnungen als Pdf mit eingebetter .xml_Datei verschickt, da gab es keine Probleme.

Jetzt habe ich in den letzten 2 Wochen insgesamt 8 E-Rechnungen erstellt und verschickt (an verschiedene Geschäftskunden, eine Bank und an eine kommunale Behörde).
Ausnahmslos alle Kunden meldeten uns zurück:
- können wir nicht lesen, da fehlt die .pdf-REchnung
- ist das neu ? - so etwas haben noch nie gesehen / erhalten
- schickt doch bitte wie gewohnt eine .pdf-Rechnung
- könnt ihr die Rechnung nicht per Post schicken ?

Wir haben dann überall geantwortet, dass sie sich mit Ihrem Steuerbüro / IT-Berater kurzschliessen sollen.
Ein Geschäftskunde hat sich sogar geweigert, die .xml anzunehmen und akzeptiert nur .pdf-Rechnungen.

Jetzt meine Frage:
Beim Erstellen der E-Rechnung wird auch eine .pdf-Version erzeugt. Wird diese Ausfertigung als Rechnungsversion anerkannt? DAnn würde ich beide Versionen an diese Kunden versenden.

Wie wird es bei den anderen SB-Nutzern anerkannt / genutzt ?

Zur Info: wir befinden uns im ländlichen Bereich, Fortschritt und Digitalisierung sind hier teilweise wirklich noch Fremdwörter.

mit freundlichen Grüßen
Christiane Friedrichsen

Hallo Frau Friedrichsen,

es existiert leider sehr viel „Halbwissen“, was die E-Rechnung angeht.

Sehen Sie bitte mal in die Anleitungen, insbesondere in die Fragen & Antworten zur E-Rechnung, dort ist alles genau beschrieben.

https://www.schreiners-buero.de/support/anleitungen.html

» Jetzt meine Frage:
» Beim Erstellen der E-Rechnung wird auch eine .pdf-Version erzeugt. Wird
» diese Ausfertigung als Rechnungsversion anerkannt? DAnn würde ich beide
» Versionen an diese Kunden versenden.

Nein, es gilt entweder XML oder PDF.

Auch bei der E-Rechnung im ZUGFeRD-Format gilt die enthaltene XML, nicht die PDF. Die PDF ist hier nur Verpackung und nicht die relevante Rechnung. Trotzdem müssen Sie hier beide Rechnungen auf Unterschiede prüfen.

Viele Grüsse
Hermann Dinklage

Liebe Fr. Friedrichsen und Herr Dinklage,

ich kann die Erfahrung mit Fr. Friedrichsen bestätigen. Auch wenn die reine X-Rechnung seit 1.1.25 von allen verarbeitbar sein muss (und somit hat Herr Dinklage natürlich inhaltlich Recht), wollen die meisten Firmen lieber die PDF. Erst letzte Woche hat mich folgende Mail erreicht (nachdem ich 2x meine Rechnung gemahnt habe und nun seit fast 7 Wochen auf mein Geld warte). Das ist mehr als nur ärgerlich.

Hier die Mail:

"Guten Tag Herr Heer,

leider konnte ich Sie telefonisch nicht erreichen.

Vermutlich gab es unsererseits Schwierigkeiten bei der Verarbeitung des von Ihnen verwendeten Rechnungsformats, wofür wir uns entschuldigen möchten. Wir haben nun eine interne Lösung gefunden, um die Zahlung anzuweisen.

Ihre noch offene Rechnung wird kommenden Dienstag in einen Sonderzahllauf gegeben, sodass der Betrag spätestens am Mittwoch auf Ihrem Konto gutgeschrieben sein sollte.

Für zukünftige Einreichungen wäre es am einfachsten, wenn Sie Ihre Rechnung als einfache PDF an rechnungseingang@xxx.com senden. Diese können bei uns deutlich schneller verarbeitet werden.

Wir bedanken uns für Ihre Geduld und wünschen Ihnen ein schönes Wochenende."

Bei dem Kunden handelt es sich um ein international agierendes Ingenieurbüro mit (laut eigenen Angaben) weltweit 50.000 Ingenieuren.

Auch wenn die X-Rechnung inhaltlich korrekt ist, so ist sie in der Praxis nicht beliebt.

Was ich aber nicht verstehe ist: Wenn doch hinter der elektronischen PDF-Rechnung immer noch die X-Rechnung hängt (oder umgekehrt). Weshalb können manche diese nicht trotzdem einlesen?. Will heißen, wer Zugferd verarbeiten kann müsste ja auch die X-Rechnung verabeiten können!

Hallo Herr Heer,

» Was ich aber nicht verstehe ist: Wenn doch hinter der elektronischen
» PDF-Rechnung immer noch die X-Rechnung hängt (oder umgekehrt). Weshalb
» können manche diese nicht trotzdem einlesen?. Will heißen, wer Zugferd
» verarbeiten kann müsste ja auch die X-Rechnung verabeiten können!

genau so ist es, die enthaltene XML-Datei in der ZUGFeRD-Rechnung ist auszulesen und zu prüfen. Nur wissen dass viele eben noch nicht (das erwähnte Halbwissen), so dass fälschlicherweise geglaubt wird, es würde ausreichen, ausschließlich den PDF-Teil der ZUGFeRD-Rechnung zu prüfen.

Aus meiner Sicht haben sich viele mit der E-Rechnung überhaupt noch nicht beschäftigt, haben keinen passenden Viewer/Reader und können deshalb die E-Rechnung auch nicht „lesen“. Das kommt wohl auch daher, dass für Unternehmen die PDF Rechnung ja bis Ende des Jahres (bzw. bis Ende 2027) auch noch erlaubt ist.

Viele Grüsse
Hermann Dinklage